Nel mercato delle energie rinnovabili, la tempistica può fare la differenza tra un’opportunità concretizzata e una prospettiva persa.
Per un fornitore in espansione di soluzioni di green energy — specializzato in pannelli solari, sistemi di accumulo domestico a batteria e soluzioni di ricarica per veicoli elettrici — l’aumento della domanda di mercato ha comportato un numero crescente di potenziali clienti che entravano ogni giorno nel processo di vendita.
Tuttavia, dietro questa crescita si celava una sfida operativa fondamentale: ogni nuovo potenziale cliente richiedeva un intervento manuale.
Gli agenti di vendita dovevano monitorare il CRM, individuare nuovi contatti, effettuare chiamate individualmente, registrare i risultati e decidere quando e come dare seguito alle opportunità. Con l’aumentare del volume dei lead, questo approccio ha causato ritardi, processi non uniformi e il rischio che opportunità preziose venissero trascurate.
Per migliorare i tempi di risposta e creare un’organizzazione commerciale più scalabile, l’azienda ha stretto una partnership con MaxiTEL Telecom, un partner certificato di partner certificato di XCALLY, per automatizzare l’intero processo di gestione dei lead in uscita collegando Sollit CRM alle funzionalità di chiamata in uscita di XCALLY.
Il risultato è stato un flusso di lavoro completamente automatizzato in cui ogni potenziale cliente viene automaticamente identificato, contattato, seguito e monitorato, consentendo ai team di vendita di concentrarsi sulle interazioni con i clienti piuttosto che sulle attività amministrative.
Chi è il partner
MaxiTEL Telecom è un fornitore olandese di soluzioni personalizzate nel campo delle telecomunicazioni e della connettività, che supporta le organizzazioni con tecnologie di comunicazione avanzate, servizi VoIP, integrazioni CRM e connettività IoT.
In qualità di partner e rivenditore certificato XCALLY, MaxiTEL è specializzata nella progettazione e nell’implementazione di soluzioni su misura per i contact center che combinano integrazione tecnologica, automazione e ottimizzazione operativa.
Collegando le applicazioni aziendali alle piattaforme di comunicazione, MaxiTEL aiuta le aziende a creareprocessidi coinvolgimento dei clienti più efficienti e a migliorare le prestazioni dei propri team di vendita e assistenza.
Chi è il cliente?
Il cliente è un fornitore di soluzioni di energia rinnovabile che si occupa di aiutare le famiglie e le aziende ad adottare tecnologie sostenibili, tra cui pannelli solari, sistemi di accumulo a batteria e soluzioni di ricarica per veicoli elettrici.
Operando in un mercato delle energie rinnovabili in rapida espansione, l’azienda gestisce un volume crescente di opportunità di vendita in entrata generate attraverso i canali digitali.
Con l’aumentare della domanda, l’organizzazione aveva bisogno di un approccio più strutturato e scalabile per gestire le richieste dei clienti e garantire che ogni potenziale cliente ricevesse un riscontro tempestivo.
La sfida
Il processo di gestione dei lead attualmente in uso presso l’azienda si basava interamente su attività manuali.
Quando un nuovo potenziale cliente veniva inserito nel CRM di Sollit, gli agenti di vendita dovevano identificare manualmente i lead disponibili, effettuare chiamate in uscita, aggiornare i record del CRM e gestire autonomamente le attività di follow-up.
Questo flusso di lavoro ha comportato diverse limitazioni operative:
1) tempi di risposta lenti
I nuovi contatti potrebbero rimanere nel CRM per ore o addirittura giorni prima di essere contattati.
In un mercato competitivo come quello delle energie rinnovabili, in cui i clienti spesso richiedono più preventivi a diversi fornitori, le risposte tardive riducevano le probabilità di conversione.
2) processo di follow-up incoerente
Non era stata messa in atto alcuna strategia di follow-up automatizzata.
Se il primo tentativo di contatto telefonico non andava a buon fine, la gestione del lead dipendeva interamente dalla disponibilità dell’operatore e dalle sue modalità di lavoro personali. Ciò significava che alcuni potenziali clienti venivano contattati più volte, mentre altri rischiavano di essere dimenticati.
3) carico di lavoro amministrativo per i team di vendita
Gli agenti dedicavano molto tempo alla gestione di attività ripetitive quali la ricerca di nuovi potenziali clienti, la composizione manuale dei numeri, la registrazione degli esiti delle chiamate e l’aggiornamento degli stati nel CRM.
Ciò ha ridotto il tempo a disposizione per attività di maggior valore, come la consulenza ai clienti e lo sviluppo di opportunità qualificate.
4) Visibilità limitata per la direzione
Poiché gli esiti delle chiamate e lo stato di avanzamento dei lead venivano aggiornati manualmente, i responsabili commerciali non disponevano sempre di una visione completa e in tempo reale dell’attività della pipeline.
L’azienda aveva bisogno di passare da un processo reattivo a un flusso di lavoro di vendita proattivo, in cui ogni potenziale cliente venisse gestito automaticamente sin dalla prima interazione.
Quali erano le esigenze del cliente?
Per sostenere la crescita aziendale, l’azienda ha individuato diverse priorità strategiche:
1) automatizzare la gestione dei lead: l’obiettivo principale era quello di eliminare le fasi manuali dal flusso di lavoro delle vendite, trasferendo automaticamente i lead idonei dal CRM Sollit alle campagne outbound.;
2) migliorare la rapidità di contatto: ogni nuovo potenziale cliente doveva essere contattato entro pochi minuti, anziché ore o giorni, dopo l’inserimento nel CRM;
3) per garantire un follow-up coerente, l’azienda necessitava di una logica di campagna strutturata in grado di gestire automaticamente più tentativi di contatto e di evitare la perdita di opportunità;
4) migliorare l’accuratezza e la visibilità dei dati: tutti gli esiti delle chiamate dovevano essere sincronizzati in tempo reale con il CRM Sollit, garantendo che i team di vendita e i responsabili avessero sempre una visione aggiornata dello stato dei lead;
5) aumentare la produttività degli agenti: l’azienda voleva che gli agenti di vendita dedicassero meno tempo alle attività amministrative e più tempo all’interazione con i potenziali clienti.
La soluzione doveva inoltre fornire una base scalabile per i futuri canali di comunicazione, tra cui WhatsApp e i follow-up via e-mail.
Come XCALLY ha risposto alle esigenze del cliente
Per trasformare il processo di gestione dei lead, MaxiTEL ha implementato un’integrazione personalizzata tra Sollit CRM e XCALLY.
La soluzione integrata l’automazione del CRM, la gestione delle campagne outbound e strategie di in un unico flusso di lavoro in un unico flusso di lavoro.
Integrazione automatizzata tra CRM e contact center
È stato sviluppato un livello di integrazione personalizzato per collegare direttamente Sollit CRM a XCALLY.
Il sistema monitora automaticamente i record del CRM, identifica i contatti con uno stato che li rende idonei alla campagna e li trasferisce nelle code di chiamata in uscita di XCALLY senza alcun intervento manuale.
Una volta importati, i lead vengono automaticamente contrassegnati come “in corso” nel CRM Sollit, evitando così tentativi di contatto duplicati.
Campagne outbound in più fasi
XCALLY è stato configurato per gestire sequenze di follow-up strutturate sulla base di regole predefinite.
Ogni lead passa automaticamente attraverso diverse fasi di contatto:
- primo tentativo di chiamata subito dopo l’adesione alla campagna;
- riprovare dopo 3 ore se il cliente non è raggiungibile;
- ulteriore tentativo di ricontatto dopo 5 giorni.
Ciò garantisce che ogni opportunità riceva un’attenzione costante senza dover ricorrere alla gestione manuale da parte degli agenti.
Sincronizzazione CRM in tempo reale
Dopo ogni interazione, XCALLY invia le informazioni relative all’esito della chiamata a Sollit CRM.
Stati quali “contatto riuscito”, “nessuna risposta”, “linea occupata” e “numero non valido” vengono registrati automaticamente in pochi secondi, creando una pipeline di vendita affidabile e sempre aggiornata.
Ottimizzazione intelligente della composizione dei numeri
La soluzione ha introdotto una logica di selezione dei numeri configurabile, consentendo alle campagne di dare priorità ai numeri di contatto preferiti e di passare automaticamente a numeri alternativi quando necessario.
Grazie alle funzionalità di composizione predittiva e automatica, XCALLY contribuisce a massimizzare l’efficienza degli operatori e a ridurre gli tentativi di chiamata inutili.
Architettura scalabile
L’integrazione è stata progettata per gestire elevati volumi di ordini, garantendo al contempo l’affidabilità operativa.
L’architettura comprende:
- elaborazione automatizzata in batch;
- meccanismi di ripristino in caso di errore;
- registrazione completa delle attività;
- monitoraggio delle importazioni, delle richieste e delle variazioni di stato.
La stessa piattaforma potrà essere ampliata nelle fasi successive per supportare ulteriori canali, quali WhatsApp e la posta elettronica.
Risultati ottenuti
L’integrazione tra Sollit CRM e XCALLY ha trasformato la gestione dei lead da un processo manuale a un’operazione di vendita automatizzata e scalabile.
1) Risposta più rapida alle richieste di informazioni
I nuovi potenziali clienti inseriti nel CRM vengono ora elaborati automaticamente e inseriti nelle campagne di outbound, riducendo in modo significativo il tempo che intercorre tra la creazione del lead e il primo contatto.
2) Maggiore uniformità di contatto
Ogni lead segue il percorso predefinito della campagna, eliminando il rischio di perdere opportunità a causa dei limiti del follow-up manuale.
3) Miglioramento della produttività del team di vendita
Gli agenti non devono più cercare manualmente i potenziali clienti, aggiornare i record del CRM o gestire i programmi di richiamata.
Le attività amministrative sono state automatizzate, consentendo ai team di concentrarsi sulle interazioni con i clienti e sulle opportunità di vendita.
4) Maggiore visibilità sulle attività in corso
Tutte le interazioni e i risultati vengono sincronizzati automaticamente con Sollit CRM, offrendo ai responsabili commerciali una visione in tempo reale dell’andamento dei lead.
5) Crescita scalabile
La soluzione è in grado di gestire volumi crescenti di lead senza richiedere un ulteriore impegno manuale né un aumento proporzionale delle risorse operative.
Conclusione
Integrando Sollit CRM con le funzionalità di comunicazione in uscita di XCALLY, MaxiTEL ha trasformato un processo di gestione dei lead frammentato in un flusso di lavoro di vendita automatizzato e basato sui dati.
Il progetto dimostra come la tecnologia dei contact center possa andare oltre i tradizionali scenari di assistenza clienti e diventare uno strumento strategico per accelerare le vendite.
Grazie alla distribuzione automatizzata dei lead, alle sequenze di follow-up intelligenti e alla sincronizzazione in tempo reale con il CRM, l’azienda è ora in grado di rispondere più rapidamente, migliorare il coinvolgimento dei clienti e massimizzare il valore di ogni opportunità di vendita.
L’architettura costituisce inoltre la base per la futura espansione omnicanale, consentendo l’integrazione di ulteriori punti di contatto, quali WhatsApp e l’e-mail, nella stessa strategia di coinvolgimento dei clienti.
