En el mercado de las energías renovables, el momento oportuno puede marcar la diferencia entre una oportunidad aprovechada y una oportunidad perdida.
Para una empresa en expansión dedicada a las soluciones de energía verde —especializada en paneles solares, sistemas de almacenamiento doméstico con baterías y soluciones de recarga para vehículos eléctricos—, el aumento de la demanda del mercado supuso que cada día se incorporara un número cada vez mayor de clientes potenciales al proceso de ventas.
Sin embargo, detrás de este crecimiento se escondía un reto operativo importante: cada nuevo cliente potencial requería una gestión manual.
Los agentes de ventas tenían que estar pendientes del CRM, identificar nuevos contactos, hacer llamadas uno por uno, registrar los resultados y decidir cuándo y cómo hacer el seguimiento. A medida que aumentaba el volumen de clientes potenciales, este enfoque provocaba retrasos, procesos poco coherentes y el riesgo de que se dejaran de lado oportunidades valiosas.
Para mejorar la rapidez en el contacto y crear un sistema de ventas más escalable, la empresa se asoció con MaxiTEL Telecom, un socio certificado de socio certificado de XCALLY, para automatizar todo el proceso de gestión de clientes potenciales salientes conectando Sollit CRM con las funciones de marcación saliente de XCALLY.
El resultado fue un flujo de trabajo totalmente automatizado en el que cada cliente potencial se identifica, se contacta, se le hace un seguimiento y se supervisa automáticamente, lo que permite a los equipos de ventas centrarse en las conversaciones en lugar de en las tareas administrativas.
¿Quién es el socio
MaxiTEL Telecom es un proveedor holandés de soluciones personalizadas de telecomunicaciones y conectividad que ayuda a las empresas con tecnologías de comunicación avanzadas, servicios de VoIP, integraciones de CRM y conectividad IoT.
Como socio y distribuidor certificado de XCALLY, MaxiTEL se especializa en diseñar e implementar soluciones a medida para centros de atención al cliente que combinan la integración tecnológica, la automatización y la optimización operativa.
Al conectar las aplicaciones empresariales con las plataformas de comunicación, MaxiTEL ayuda a las empresas a crearprocesosde interacción con los clientes más eficientes y a mejorar el rendimiento de sus equipos de ventas y atención al cliente.
¿Quién es el cliente?
El cliente es un proveedor de soluciones de energía verde que se dedica a ayudar a hogares y empresas a adoptar tecnologías sostenibles, como paneles solares, sistemas de almacenamiento en baterías y soluciones de recarga para vehículos eléctricos.
La empresa, que opera en un mercado de energías renovables en rápida expansión, gestiona un volumen cada vez mayor de oportunidades de venta generadas a través de los canales digitales.
A medida que la demanda iba aumentando, la organización necesitaba un enfoque más estructurado y escalable para gestionar las consultas de los clientes y asegurarse de que cada cliente potencial recibiera un seguimiento oportuno.
El reto
El proceso de gestión de clientes potenciales que tenía la empresa se basaba por completo en tareas manuales.
Cuando se añadía un nuevo cliente potencial a Sollit CRM, los comerciales tenían que identificar manualmente los clientes potenciales disponibles, realizar llamadas salientes, actualizar los registros del CRM y gestionar las actividades de seguimiento por su cuenta.
Este proceso generaba varias limitaciones operativas:
1) tiempos de respuesta lentos
Los nuevos clientes potenciales pueden quedarse en el CRM durante horas o incluso días antes de que te pongas en contacto con ellos.
En un mercado tan competitivo como el de las energías renovables, donde los clientes suelen pedir varios presupuestos a distintos proveedores, las respuestas tardías reducían las posibilidades de cerrar la venta.
2) un proceso de seguimiento poco coherente
No había ninguna estrategia de seguimiento automatizada en marcha.
Si el primer intento de llamada no daba resultado, el seguimiento dependía totalmente de la disponibilidad del agente y de sus métodos de trabajo personales. Esto hacía que a algunos clientes potenciales se les llamara varias veces, mientras que otros corrían el riesgo de que se les olvidara.
3) la carga de trabajo administrativo de los equipos de ventas
Los agentes dedicaban mucho tiempo a tareas repetitivas, como buscar nuevos clientes potenciales, marcar números a mano, registrar los resultados de las llamadas y actualizar el estado en el CRM.
Esto redujo el tiempo disponible para actividades de mayor valor, como asesorar a los clientes y hacer avanzar las oportunidades cualificadas.
4) Visibilidad limitada para la dirección
Como los resultados de las llamadas y el seguimiento de los clientes potenciales se actualizaban a mano, los jefes de ventas no siempre tenían una visión completa y en tiempo real de la actividad del carrito de ventas.
La empresa necesitaba pasar de un proceso reactivo a un flujo de trabajo de ventas proactivo en el que cada cliente potencial se gestionara automáticamente desde la primera interacción en adelante.
¿Cuáles eran las necesidades del cliente?
Para impulsar el crecimiento del negocio, la empresa ha identificado varias prioridades estratégicas:
1) Automatizar la gestión de clientes potenciales: el objetivo principal era eliminar los pasos manuales del flujo de trabajo de ventas transfiriendo automáticamente los clientes potenciales que cumplieran los requisitos desde Sollit CRM a las campañas de salida.;
2) mejorar la rapidez de contacto: había que ponerse en contacto con cada nuevo cliente potencial en cuestión de minutos, en lugar de horas o días, tras su incorporación al CRM;
3) Para garantizar un seguimiento coherente, la empresa necesitaba una lógica de campaña estructurada que pudiera gestionar automáticamente varios intentos de contacto y evitar que se perdieran oportunidades;
4) Para mejorar la precisión y la visibilidad de los datos, era necesario sincronizar en tiempo real todos los resultados de las llamadas con el CRM de Sollit, asegurando así que los equipos de ventas y los responsables tuvieran siempre una visión actualizada del estado de los clientes potenciales;
5) Aumentar la productividad de los agentes: la empresa quería que los agentes de ventas dedicaran menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo a interactuar con los clientes potenciales.
Además, la solución tenía que ofrecer una base escalable para futuros canales de comunicación, como WhatsApp y los mensajes de seguimiento por correo electrónico.
Cómo respondió XCALLY a las necesidades del cliente
Para transformar el proceso de gestión de clientes potenciales, MaxiTEL puso en marcha una integración a medida entre Sollit CRM y XCALLY.
La solución combinada la automatización del CRM, la gestión de campañas de salida y estrategias de de marcación en un único flujo de trabajo.
Integración automatizada entre el CRM y el centro de atención al cliente
Se ha desarrollado una capa de integración a medida para conectar Sollit CRM directamente con XCALLY.
El sistema supervisa automáticamente los registros del CRM, identifica a los contactos que cumplen los requisitos para participar en la campaña y los transfiere a las colas de salida de XCALLY sin necesidad de intervención manual.
Una vez importados, los clientes potenciales se marcan automáticamente como «en curso» en Sollit CRM, lo que evita que se intente contactar con ellos por duplicado.
Campañas de salida de varios pasos
XCALLY se configuró para gestionar secuencias de seguimiento estructuradas basadas en reglas predefinidas.
Cada cliente potencial va pasando automáticamente por diferentes etapas de contacto:
- primer intento de llamada justo después de entrar en la campaña;
- vuelve a intentarlo dentro de 3 horas si el cliente no está disponible;
- Otro intento de contacto al cabo de 5 días. Te informo de que…
Esto garantiza que cada oportunidad reciba la misma atención sin tener que depender de la gestión manual por parte de los agentes.
Sincronización del CRM en tiempo real
Después de cada interacción, XCALLY envía la información sobre el resultado de la llamada a Sollit CRM.
Estados como «contacto realizado», «sin respuesta», «línea ocupada» y «número no válido» se registran automáticamente en cuestión de segundos, lo que te permite crear un proceso de ventas fiable y siempre actualizado.
Optimización inteligente de la marcación
La solución incorporó una lógica de selección de números configurable, lo que permite a las campañas dar prioridad a los números de contacto preferidos y cambiar automáticamente a números alternativos cuando sea necesario.
Gracias a sus funciones de marcación predictiva y automática, XCALLY te ayuda a sacar el máximo partido a la eficiencia de los agentes y a reducir las llamadas fallidas.
Arquitectura escalable
La integración se diseñó para gestionar grandes volúmenes de pedidos sin dejar de garantizar la fiabilidad operativa.
La arquitectura incluye:
- procesamiento por lotes automatizado;
- mecanismos de recuperación ante errores;
- registro completo de la actividad;
- seguimiento de las importaciones, las solicitudes y los cambios de estado. te informo
Esta misma base se puede ampliar en fases futuras para dar soporte a otros canales, como WhatsApp y el correo electrónico.
Resultados obtenidos
La integración entre Sollit CRM y XCALLY ha transformado la gestión de clientes potenciales, pasando de ser un proceso manual a una operación de ventas automatizada y escalable.
1) Respuesta más rápida a los clientes potenciales
Los nuevos clientes potenciales que se incorporan al CRM ahora se procesan automáticamente y se transfieren a las campañas de salida, lo que reduce considerablemente el tiempo que transcurre entre la creación del cliente potencial y el primer contacto.
2) Mayor uniformidad en el contacto
Cada cliente potencial sigue el recorrido predefinido de la campaña, lo que elimina el riesgo de perder oportunidades debido a las limitaciones del seguimiento manual.
3) Mayor productividad del equipo de ventas
Los agentes ya no tienen que buscar clientes potenciales a mano, actualizar los registros del CRM ni gestionar los horarios de las devoluciones de llamada.
Se han automatizado las tareas administrativas, lo que permite a los equipos centrarse en las conversaciones con los clientes y en las oportunidades de venta.
4) Una visión más precisa del proceso
Todas las interacciones y los resultados se sincronizan automáticamente con Sollit CRM, lo que ofrece a los responsables de ventas una visión en tiempo real de la evolución de los clientes potenciales.
5) Crecimiento escalable
La solución puede gestionar un volumen cada vez mayor de clientes potenciales sin que haga falta un esfuerzo manual adicional ni un aumento proporcional de los recursos operativos.
Conclusión
Al integrar Sollit CRM con las funciones de comunicación saliente de XCALLY, MaxiTEL transformó un proceso de gestión de clientes potenciales que estaba muy disperso en un flujo de trabajo de ventas automatizado y basado en datos.
El proyecto muestra cómo la tecnología de los centros de atención al cliente puede ir más allá de los escenarios tradicionales de atención al cliente y convertirse en una herramienta estratégica para impulsar las ventas.
Gracias a la distribución automática de clientes potenciales, las secuencias de seguimiento inteligentes y la sincronización en tiempo real con el CRM, la empresa ahora puede responder más rápido, mejorar la interacción con los clientes y sacar el máximo partido a cada oportunidad de venta.
Además, esta arquitectura sienta las bases para una futura expansión omnicanal, lo que permite integrar puntos de contacto adicionales, como WhatsApp y el correo electrónico, en la misma estrategia de interacción con el cliente.
