Il work force management (WFM) è una strategia che le aziende utilizzano per massimizzare l'utilizzo delle risorse umane e migliorare l'efficienza dei processi aziendali. Il WFM implica la gestione di tutte le attività legate alla forza lavoro, come la pianificazione delle risorse, la gestione delle ore lavorative, la gestione dei turni di lavoro e la gestione delle competenze.

Il WFM è un'attività complessa che richiede la collaborazione di diverse funzioni aziendali, tra cui il personale, il reparto delle risorse umane, il reparto IT e il reparto delle operazioni.

Come funziona il work force management?

Il WFM si basa su una serie di processi e attività che consentono alle aziende di gestire la forza lavoro in modo efficiente. Questi processi includono:

  • Pianificazione delle risorse: la pianificazione delle risorse consiste nell'identificare le risorse necessarie per svolgere un'attività o un progetto e nel programmare l'allocazione di queste risorse. Nel contesto del WFM, la pianificazione delle risorse si riferisce alla pianificazione delle risorse umane, come il numero di dipendenti necessari per svolgere una determinata attività o progetto.
  • Gestione delle ore lavorative: la gestione delle ore lavorative consiste nel monitorare le ore lavorative dei dipendenti e nel garantire che vengano rispettati i limiti previsti dalla legge. Nel caso del WFM include anche la pianificazione dei turni di lavoro e la gestione delle ferie e delle assenze.
  • Gestione dei turni di lavoro: la gestione dei turni di lavoro consiste nella pianificazione dei turni di lavoro dei dipendenti, in modo da garantire che ci sia sempre abbastanza personale disponibile per svolgere le attività previste. Quando parliamo di WFM intendiamo anche la gestione dei cambiamenti dell'ultimo minuto e la gestione delle richieste di permesso, evitando così problemi di sovraccarico dei dipendenti o di mancanza di personale, migliorando la qualità del servizio offerto.
  • Gestione delle competenze: il WFM consente alle aziende di identificare le competenze dei dipendenti e di assegnarli alle attività appropriate. Ciò significa che le aziende possono sfruttare al meglio le competenze dei propri collaboratori, migliorando la qualità del lavoro svolto e riducendo i costi di formazione.

L'importanza del work force management

La gestione della forza lavoro è importante perché permette di utilizzare al meglio le risorse umane dell'azienda. Questo significa che si possono assegnare le risorse in modo efficiente, evitando sprechi e garantendo che ogni dipendente sia impiegato in modo produttivo. Inoltre, il work force management permette di monitorare l'andamento della produttività e di valutare le performance dei lavoratori, consentendo di intervenire tempestivamente in caso di problemi o inefficienze.

Il work force management è fondamentale anche per la soddisfazione dei dipendenti stessi. Una gestione efficiente della forza lavoro significa che i lavoratori vengono impiegati in modo proficuo e che le loro competenze sono valorizzate. Ciò porta ad un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e ad un clima lavorativo più positivo, che si traduce in un aumento della motivazione e della produttività.

Come implementare il work force management in un'azienda?

Per implementare il WFM in un'azienda, sarà necessario seguire alcuni passaggi fondamentali:

  • Analizzare i processi esistenti per identificare i punti di inefficienza e le aree in cui è possibile migliorare.
  • Definire gli obiettivi:  ad esempio migliorare la produttività, ridurre i costi o migliorare la qualità del servizio.
  • Identificare le risorse necessarie: il personale, i software e gli strumenti di monitoraggio.
  • Selezionare le soluzioni di WFM più adatte alle esigenze dell'azienda, tenendo conto dei costi, della complessità e delle funzionalità offerte.
  • Formare il personale sulla gestione del WFM e sulle soluzioni selezionate.
  • Monitorare i risultati per valutare l'efficacia delle soluzioni adottate e apportare eventuali modifiche.

Implementare il WFM a livello aziendale può essere complesso, ma i benefici che ne derivano sono numerosi e permettono di gestire la forza lavoro in modo più efficiente, riducendo i costi e migliorando la qualità del servizio offerto.

XPLANY e il WFM made in Italy

Con XPLANY, il software per la gestione del WFM creato dal team di XCALLY, sarà semplice pianificare, gestire e monitorare il lavoro dei dipendenti.

Le soluzioni offerte da questo prodotto sviluppato su Cloud AWS, consentono alle aziende di organizzare i turni dei collaboratori in modo automatizzato ed ottimizzato, grazie a, tra le altre cose, la scalabilità, aggiornamenti automatici, la possibilità di integrarsi con la suite XCALLY e la SLA compliance.

Con XPLANY diventa facile:

  • Fare una previsione del carico di lavoro basata sui dati storici e le attività correnti.
  • Pianificare le risorse in base alle competenze richieste.
  • Monitorare le ore lavorative e di un volume molto volatile di chiamate in arrivo.
  • Ottimizzare i turni e modificarli quando necessario.