Cos'è il work force management?

Il Workforce Management ( o Work Force Management o WFM) è un insieme di processi e strategie utilizzato dalle aziende per gestire il personale e le attività legate alla forza lavoro. In generale, il WFM mira a massimizzare l'efficienza, la produttività e la qualità del lavoro svolto dal personale.

Ci sono molte attività diverse che possono rientrare nella conduzione dei dipendenti, come la pianificazione delle assunzioni, la definizione dei requisiti del personale, la formazione, l'organizzazione dei turni di lavoro, il controllo dell'orario di lavoro e la gestione delle prestazioni.

Inoltre, il WFM può includere l'uso di strumenti e software specifici per automatizzare alcune attività, come la programmazione delle attività o la gestione dei rapporti di lavoro. L'obiettivo principale del WFM è quindi quello di garantire che la società in cui si sta utilizzando questo strumento abbia il personale giusto, con le giuste competenze, al momento giusto e nei giusti numeri, in modo da ottimizzare la produttività e la qualità del lavoro svolto.

Come funziona il workforce management?

Grazie al WFM, le aziende possono ridurre i costi di manodopera e migliorare la produttività, pianificando con precisione le risorse umane necessarie per soddisfare la domanda dei clienti. Inoltre, il WFM consente alle aziende di avere un maggiore controllo sulle attività dei propri dipendenti, garantendo una maggiore trasparenza e un miglior rispetto delle normative sul lavoro.

Ma come funziona esattamente e come sono strutturati i processi del Work Force Management?

La tecnologia gioca un ruolo fondamentale, poiché consente di automatizzare gran parte delle attività. Ciò permette di ridurre gli errori e migliorare la precisione dei dati, aumentando la capacità di previsione dell'azienda e dando la possibilità di prendere decisioni migliori in tempo reale.

Il WFM include diversi elementi che possono essere organizzati in quattro fasi principali: la pianificazione, l'assegnazione, il monitoraggio e la gestione del personale.

Pianificazione

Nella fase di pianificazione, gli obiettivi dell'azienda vengono definiti, la domanda dei clienti viene prevista e le risorse umane necessarie per soddisfare la domanda vengono stimate. In questa fase, il WFM utilizza dati storici per identificare le tendenze e le variazioni nella domanda dei clienti, permettendo all'azienda di anticipare eventuali picchi di lavoro e di pianificare di conseguenza.

Assegnazione

Nella fase di assegnazione, vengono creati i programmi di lavoro per ogni dipendente, in base alle esigenze dell'azienda e alle preferenze dei dipendenti stessi. In questa fase, il WFM utilizza algoritmi avanzati per creare programmi di lavoro che massimizzino l'efficienza, minimizzando i costi di manodopera e mantenendo una copertura adeguata del personale.

Monitoraggio

Nella fase di monitoraggio, i dati relativi alla presenza dei dipendenti, alle ore di lavoro effettuate e alle prestazioni vengono registrati e analizzati in tempo reale. In questa fase, il WFM fornisce informazioni dettagliate sulle attività dei dipendenti, consentendo ai manager di monitorare la produttività, individuare eventuali problemi e intervenire tempestivamente.

Gestione del personale

Nella fase di gestione del personale, vengono gestiti i processi di assunzione, formazione e sviluppo dei dipendenti. In questa fase, il WFM consente ai manager di pianificare le risorse umane a lungo termine, di identificare eventuali carenze di competenze e di fornire le formazioni necessarie ai dipendenti per affrontare le sfide del lavoro.

In sintesi, il WFM è un processo complesso che utilizza tecnologie avanzate e algoritmi di pianificazione per gestire le risorse umane in modo efficiente ed efficace. Grazie al Workforce Management, le aziende possono ottenere una maggiore produttività, ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti.

Strumenti e tecnologie per la gestione delle risorse umane

Ci sono molti strumenti e tecnologie disponibili per la gestione delle risorse umane, che consentono di approcciarsi al WFM in modalità differenti a seconda delle necessità delle diverse aziende. Tra le più utilizzate e conosciute possiamo sicuramente citare:

  • Software di gestione delle risorse umane (HRMS): si tratta di software progettati per semplificare e automatizzare i processi di gestione delle risorse umane, come la gestione delle prestazioni, la gestione del personale, la pianificazione della forza lavoro, la gestione dei dati dei dipendenti e molto altro ancora.
  • Sistemi di gestione dei talenti (TMS): Questi sistemi consentono di gestire l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dalla selezione e assunzione, all'orientamento, alla formazione e allo sviluppo professionale, fino alla pianificazione della carriera.
  • Applicazioni per la gestione del personale: Queste applicazioni consentono ai dipendenti di accedere alle informazioni relative alle proprie prestazioni, alla retribuzione, alle assenze e alle ferie, e di effettuare richieste di permesso e altre attività relative alla gestione del personale.
  • Piattaforme di e-learning: Queste piattaforme consentono ai dipendenti di accedere a corsi di formazione online e di sviluppare le loro competenze e conoscenze in modo autonomo.
  • Strumenti di monitoraggio e valutazione delle prestazioni: Questi strumenti consentono di monitorare e valutare le prestazioni dei dipendenti e di individuare eventuali aree di miglioramento.
  • Strumenti di analisi dei dati: Questi strumenti consentono di analizzare i dati relativi alle prestazioni dei dipendenti, alla gestione della forza lavoro e alle tendenze del mercato del lavoro, per identificare i punti di forza e di debolezza e per prendere decisioni informate.
  • Piattaforme di collaborazione e comunicazione: Queste piattaforme consentono ai dipendenti di collaborare, comunicare e condividere informazioni in modo efficiente, sia internamente che esternamente.

 

Vantaggi del workforce management per la tua azienda

La metodologia con cui si va a gestire il proprio personale attraverso gli strumenti di WFM offre ovviamente numerosi vantaggi e garantisce:

  • Maggiore efficienza: Grazie alla gestione automatizzata della forza lavoro, è possibile ridurre il tempo e le risorse necessarie per la pianificazione del personale, l'allocazione delle risorse, la gestione delle ferie e delle assenze e la generazione di report.
  • Maggiore produttività: L'allocazione ottimale delle risorse umane e la pianificazione delle attività in modo intelligente possono aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare l'efficienza dei processi aziendali.
  • Migliore soddisfazione dei dipendenti: I dipendenti hanno accesso a strumenti per gestire le proprie attività, le richieste di permesso e le informazioni personali, riducendo la frustrazione e il tempo perso nella gestione delle attività burocratiche.
  • Risparmio sui costi: Una gestione efficiente delle risorse umane può ridurre i costi dell'organizzazione, come quelli legati alla formazione del personale, alle ore straordinarie e alle assunzioni a tempo determinato.
  • Maggiore precisione: L'utilizzo di sistemi di gestione automatizzati garantisce una maggiore precisione nella pianificazione delle attività, nella gestione dei turni e nell'elaborazione dei salari, riducendo il rischio di errori e garantendo l'aderenza alle normative.

Tuttavia, per utilizzare al meglio il workforce management è importante considerare alcuni aspetti critici. In primo luogo, è necessario coinvolgere attivamente i dipendenti nell'implementazione della metodologia, fornendo loro adeguata formazione e supporto. In questo modo si evitano eventuali resistenze o incomprensioni, e si favorisce l'adozione della metodologia da parte di tutti i membri del team.

Inoltre, è importante utilizzare tecnologie avanzate e soluzioni software specifiche per il workforce management. In questo modo è possibile individuare eventuali problemi o criticità ed intervenire in modo tempestivo, migliorando le prestazioni dell'azienda.

Infine, è importante considerare l'impatto del work force management sulla cultura aziendale e sui rapporti tra i dipendenti. Grazie alla sua capacità di favorire la trasparenza e la comunicazione, questa modalità può contribuire a migliorare la collaborazione e la coesione tra i membri del team. Tuttavia, è importante gestire con attenzione i cambiamenti organizzativi e comunicare in modo chiaro e trasparente gli obbiettivi.

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Questo ovviamente porta sicuri benefici:

  • Riduzione dei costi operativi e del tempo di esecuzione
  • Pianificazione semplice dei turni grazie agli algoritmi di intelligenza artificiale
  • Previsione del carico di lavoro basata sui dati storici
  • Pianificazione delle risorse giuste al momento giusto
  • Nessun errore umano o di trascrizione dovuto ai metodi manuali
  • Distribuzione equa del lavoro

Allo stesso tempo, il suo essere people centric, permette a xplany di venire percepito come uno strumento che migliora la quotidianità della vita aziendale e la qualità del lavoro dei dipendenti, senza perdere l'estrema precisione di un servizio basato su AI.