L’l hot desking es una práctica laboral cada vez más habitual en muchas empresas con un enfoque moderno del mundo laboral. Consiste enasignar puestos de trabajo flexibles a los empleados, que pueden utilizarlos sólo durante el tiempo necesario.
Ventajas del hot desking
El hot desking es una solución ideal para las empresas que buscan optimizar el espacio de oficina y reducir los costes de funcionamiento. Además, el uso de los espacios comunes de forma «ágil» proporciona a los empleados un entorno de trabajo más dinámico y estimulante, al tiempo que aumenta su eficiencia general.
Flexibilidad, colaboración y menor impacto medioambiental
Una de las principales ventajas del hot desking es la flexibilidad. Los empleados pueden elegir el puesto de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades, en función de las tareas que tengan que realizar durante el día. De este modo, pueden trabajar en un entorno más cómodo y productivo, mejorando su eficacia y la calidad de su trabajo.
Además, el hot desking ofrece la oportunidad de trabajar en un entorno más colaborativo y creativo. Trabajar en estrecha colaboración con compañeros de otros departamentos facilita el intercambio de conocimientos e ideas. Esto fomenta un clima de trabajo mucho más atractivo y animado, que puede dar lugar a nuevas ideas y proyectos innovadores.
El hot desk es también una solución ideal para las empresas que quieren reducir el impacto medioambiental de sus operaciones. Gracias a los puestos de trabajo flexibles, es posible en primer lugar reducir el consumo de electricidad, así como los consumibles de oficina que a menudo se utilizan mal o con descuido.
Problemas críticos que puede presentar el hot desking
Sin embargo, el hot desking también puede ser difícil de aplicar en algunos contextos. Puede que no todos los empleados acepten de buen grado la idea de no tener un puesto de trabajo fijo, con lo que no podrían personalizar su entorno de trabajo y crear un sentimiento de pertenencia a un grupo de trabajo concreto.
El hot desking podría crear problemas de privacidad y seguridad, sobre todo si los empleados tienen que compartir ordenadores y otros recursos y por la dificultad de encontrar un asiento libre.
Hot desking: cómo resolver las dificultades y mejorar la productividad de los empleados
Para minimizar estos riesgos, las empresas que adopten el hot desking deben establecer una serie de normas y procedimientos claros y transparentes. Por ejemplo, podrían reservarse puestos de trabajo para determinados empleados, como directivos o trabajadores que manejen datos sensibles.
Un paso más para optimizar el hot desking corporativo podría ser adoptar un sistema de reserva de puestos de trabajo para evitar el caos, crear espacios dedicados a llamadas y reuniones privadas, y proporcionar auriculares con cancelación de ruido para reducir las distracciones.
Por último, es importante fomentar una cultura corporativa que favorezca la colaboración y el intercambio de recursos, para que el hot desking sea una experiencia positiva y productiva para todos.
XCALLY y la función Hot Desk
XCALLY, el software para la gestión omnicanal de centros de contactopermite la función Hot Desk: los agentes que comparten la misma mesa durante turnos diferentes pueden utilizar el mismo teléfono externo.
El agente podrá iniciar, cerrar y pausar/reanudar la sesión desde la Interfaz Web.
El administrador deberá establecer el tipo de Agente en «Externo» y activar la función «Hot Desk» (disponible a partir de la versión 2.0.77 de XCALLY Motion) para el agente concreto: cuando esta opción esté activada, el agente podrá seleccionar a cuál de los teléfonos registrados disponibles desea asociarse al iniciar la sesión.
El teléfono estará asociado al agente hasta que se desconecte de Motion.
La función de hot desking fue copatrocinada por Nautilus Network, nuestro socio de XCALLY en Singapur.
